Собираясь на проверку, налоговики изучают материалы по фирме. Если их недостаточно, запрашивают дополнительные, которые должны быть хорошо «читаемые», иначе будет штраф.
Истребование документов
Перед тем как посетить фирму или предпринимателя, проверяющие рассматривают документы, имеющиеся в их распоряжении. Если их окажется недостаточно, инспекторы запрашивают у налогоплательщика документы.
Документы нужно предоставить в течение 10 рабочих дней.
За отказ представить документы установлен штраф: для фирм – в размере от 3000 до 5000 рублей; для предпринимателей и должностных лиц фирмы – от 300 до 500 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).
Документы нужно представлять в виде копий. Оригиналы инспекторы истребовать не вправе. Это запрещает Федеральный закон от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ (ст. 11).
Если по полученным документам у инспектора возникнут вопросы, он может потребовать, чтобы вы составили справку, письмо и т. п., содержащие сводную информацию, или пояснили неясные моменты устно. За отказ установлен такой же штраф, как и за непредставление документов.
Копии документов должны быть качественными
Так, в рамках выездной проверки налоговики запросили у общества документы. Общество их предоставило в виде электронных скан-копий.
Но их было невозможно прочитать – изображения были «размыты». Поэтому инспекторы не смогли признать их представленными. Они уведомили об этом фирму письменно и выписали ей штраф в размере около 45 тыс. рублей.
Посчитав наказание несправедливым, фирма обратилась в суд.
Решение налоговиков о вынесении штрафа суд оставил в силе (Постановление АС Северо-Западного округа от 19 октября 2023 г. № Ф07-14579/2023).
Вынося свое решение, судьи отметили:
- обязанность вести документы прописана в учетной политике компании;
- информация об утрате документов не представлялась;
- общество не уведомляло инспекцию о невозможности своевременного представления документов;
- плохое качество скан-копий не позволило идентифицировать документы;
- о ненадлежащем виде представленных документов налоговики уведомили общество.