Налоговики вправе истребовать у организации интересующие их документы не только вне рамок проверки. НК РФ установлены следующие формы представления истребуемых документов: на бумаге в виде заверенных копий; в электронной форме по форматам, установленным ФНС России.
В рамках выездной налоговой проверки, инспекторы вправе истребовать у компании необходимые для налогового контроля документы, которые могут быть составлены как на бумажных носителях, так и виде электронных документов. НК РФ не ограничивает формы хранения документов: на бумаге или в электронном виде.
Запрошенные документы могут быть представлены (п. 2 ст. 93 НК РФ):
- на бумажном носителе в виде заверенных копий;
- в электронной форме в виде сканов (по форматам, установленным ФНС России) с сохранением реквизитов документов;
- в электронном виде, если они составлены по форматам, утвержденным ФНС.
Если электронный документ не соответствует форматам ФНС, налоговики вправе затребовать и получить документ на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.
Абз.7 п. 2 ст. 93 НК РФ дает право налоговикам на ознакомление с подлинниками документов. Причем неважно в каком виде изначально составлен подлинник (Письмо Минфина России от 31.07.2023 № 03-03-06/1/71588).
Если вы опасаетесь потери первичных документов, к сожалению такое бывает, у вас есть право привести документы в ИФНС для ознакомления и снятия копий либо проверки тождественности между оригиналом и копией (письмо ФНС России от 15.01.2019 № ЕД-4-2/356@). Второй вариант – пригласить налоговиков для ознакомления с оригиналами в офис компании.